Branża MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) nie pozostaje obojętna wobec zmian zachodzących w sferze biznesowej. Dla firm aspirujących do podbicia globalnego rynku nie istnieją już granice utrudniające dotarcie do nowych odbiorców. Zdobycie przewagi nad konkurencją, ekspansję na nowe rynki i budowanie profesjonalnego wizerunku umożliwiają nowoczesne narzędzia, w tym konferencje hybrydowe. Czy eventy transmitowane online są nowym standardem, czy chwilową modą zrodzoną z wyzwań, jakie postawiła przed firmami i instytucjami pandemia? W jaki sposób nasze centrum konferencyjne w Krakowie reaguje na trendy w branży eventowej? Sprawdź!
Konferencje hybrydowe to wydarzenia, które odbywają się równocześnie w dwóch sferach – fizycznej i wirtualnej. Do grona odbiorców zgromadzonych na widowni dołączają widzowie obserwujący dyskusję, wykłady czy prelekcje na ekranach smartfonów i komputerów. Platformy streamingowe lub specjalnie tworzone aplikacje pozwalają każdej osobie (bezpłatnie lub po opłaceniu konkretnej, zazwyczaj niewielkiej kwoty) brać udział w wydarzeniu odbywającym się na drugim końcu kontynentu lub za oceanem. Jak narodził się pomysł eventów hybrydowych? Stworzenie nowej formy wydarzeń było odpowiedzią na obostrzenia związane z pandemią COVID-19. Gdy możliwość organizacji wydarzeń stacjonarnych została znacząco ograniczona, firmy szukały alternatywnych form kontaktu z klientami, partnerami i pracownikami.
Jednym z pionierów innowacyjnych rozwiązań na polskim rynku jest Kraków. Centrum konferencyjne znajdujące się bezpośrednio przy lotnisku posiada zaplecze techniczne pozwalające na transmitowanie eventu online, co otwiera przed organizatorami drzwi do zupełnie nowych możliwości.
Od zakończenia pandemii minęło już kilka lat, a rozwiązania wdrożone w czasie globalnego kryzysu wciąż znajdują zastosowanie w sferze biznesowej i eventowej. Przyglądając się ogólnoświatowym tendencjom, można śmiało stwierdzić, że hybrydowe konferencje zyskały status długofalowej strategii. Okazało się, że połączenie przestrzeni online i offline przyniosło satysfakcjonujące efekty, więc korporacje i mniejsze firmy wpisały ten model do swojego kalendarza eventowego na stałe.
Co ważne, hybrydowe wydarzenia wpisują się w działania z zakresu CSR. Mniejsza liczba podróży służbowych oznacza redukcję emisji CO₂, a ograniczenie materiałów drukowanych sprzyja idei paperless.
Konferencje biznesowe transmitowane w sieci tworzą unikalne, głębokie doświadczenie. Wśród największych zalet nowoczesnego rozwiązania zaliczamy:
możliwość nagrywania i ponownego wykorzystania treści – materiały z konferencji hybrydowej można zarejestrować i udostępnić później, np. w formie webinarów lub materiałów szkoleniowych, co przynosi długofalowe korzyści marketingowe i edukacyjne,
Choć nowy model prowadzenia eventów branżowych przynosi szereg wymiernych korzyści, przygotowanie hybrydowej konferencji może okazać się wyzwaniem. Organizatorzy powinni zadbać o to, aby uczestnicy dołączający zdalnie czuli się równie zaangażowani jak ci obecni na miejscu, a sama transmisja była dynamiczna, angażująca i atrakcyjna wizualnie. Aby przyciągnąć odbiorców przed ekrany, należy odpowiednio zaplanować każdy element scenariusza wydarzenia i wykorzystać narzędzia umożliwiające dwustronną komunikację. Ponadto nadrzędną rolę w wydarzeniu hybrydowym odgrywa technologia. Wybór miejsca nieprzystosowanego do tego typu przedsięwzięć pod kątem technicznym będzie miało fatalne konsekwencje w postaci zacinania transmisji, niskiej jakości obrazu i dźwięku czy trudności z zalogowaniem. Aby nie narażać się na straty wizerunkowe i nie przysparzać niedogodności odbiorcom, konieczne jest przeprowadzenie testów przed wydarzeniem i zadbanie o obecność techników w trakcie transmisji.
Hybrydowe wydarzenia są bardziej złożone organizacyjnie niż klasyczne eventy. Wymagają zsynchronizowanego zespołu obsługującego uczestników stacjonarnych i zdalnych. Komu powierzyć organizację imprezy? Kraków – to właśnie tutaj, na obrzeżach miasta, znajduje się jeden z najbardziej cenionych hoteli z rozbudowaną strefą konferencyjną przystosowaną do wydarzeń stacjonarnych i hybrydowych.
Jednym z najważniejszych ośrodków biznesowych w kraju bez wątpienia jest Kraków. Centrum konferencyjne znajdujące się w Hilton Garden Inn Kraków Airport od lat jest centrum największych wydarzeń o zasięgu wykraczającym poza granice Polski. Imponującą przestrzeń eventową o powierzchni 750 m2 tworzy aż 10 jasnych, eleganckich sal, w tym sala ALFA o powierzchni 225 m2 mogąca pomieścić aż 220 osób. Każda z nich jest wyposażona w zaawansowane urządzenia i rozwiązania, dzięki którym organizator może dotrzeć do widzów zgromadzonych przed ekranami w różnych zakątkach świata:
multimedialną mównicę z wejściem USB,
projektory z opcją Click Share,
elektroniczne flipcharty,
soundbary wideo z kamerą 4K i funkcją Speaker Recognizer,
szybkie, stabilne połączenie internetowe,
profesjonalne nagłośnienie zapewniające czysty dźwięk w każdej części sali,
ambientowe oświetlenie.
Nie musisz obawiać się o rozproszony dźwięk. W centrum konferencyjnym Kraków-Balice zadbaliśmy o doskonałą akustykę, która pozwala prowadzić prezentacje, debaty i warsztaty bez zakłóceń, zarówno dla uczestników obecnych na miejscu, jak i tych śledzących wydarzenie online. Nad przebiegiem każdego wydarzenia czuwa event planner i specjaliści zapewniający wsparcie techniczne.
Zapraszamy do kontaktu – chętnie porozmawiamy o szczegółach Twojego wydarzenia!
Contact
