Kraków jest jednym z głównych ośrodków biznesowych w Polsce. Według aktualnego raportu ABSL, głównej organizacji reprezentującej sektor usług biznesowych w kraju, stolica Małopolski zrównała się z Warszawą pod względem liczby miejsc pracy w tej gałęzi gospodarki. Nic dziwnego, że to właśnie tutaj odbywa się wiele ważnych wydarzeń o zasięgu ogólnopolskim oraz międzynarodowym. Hilton Garden Inn Kraków Airport, czterogwiazdkowy hotel z nowoczesnym centrum konferencyjnym pod Krakowem, regularnie gości przedsiębiorców, pracodawców, pracowników i ekspertów pragnących poszerzać swoje kompetencje, dzielić się wiedzą i zdobywać nowe rynki.

Jakich zasad warto przestrzegać, aby zorganizować udaną konferencję dla międzynarodowego grona specjalistów? Oto kilka praktycznych wskazówek, które ułatwią przygotowanie eventu.

Przede wszystkim: lokalizacja

Chcesz pokazać gościom z Brazylii czy Japonii piękno polskiej natury, dlatego zastanawiasz się nad rezerwacją uroczego dworku w zacisznej wsi? Lepiej zastanów się dwa razy, zanim podpiszesz umowę! Przemyślana lokalizacja jest kluczowa dla komfortu zaproszonych prelegentów i innych gości przybywających z zagranicy. Aby maksymalnie skrócić podróż i oszczędzić przyjezdnym problemów z transferem, wybierz obiekt znajdujący się blisko lotniska.

Nowoczesne Centrum Konferencyjne Kraków-Balice to jedyny obiekt w tej części Polski położony w bezpośrednim sąsiedztwie terminala pasażerskiego. Osoby przyjeżdżające na konferencję nie muszą zamawiać taksówek czy korzystać z busów, aby dotrzeć w miejsce. Terminal i recepcja hotelu są połączone pieszą kładką. Pokonanie dystansu zajmuje zaledwie kilka minut. Jednocześnie z hotel jest dobrze skomunikowany z historycznym centrum Krakowa.

Baza noclegowa

Podróż z drugiego końca świata jest męcząca, dlatego zaproponuj gościom wygodne zakwaterowanie blisko miejsca, w którym odbywa się event. Pokoje powinny zapewniać wygodę, spokój oraz warunki do pracy.

Nasz hotel pod Krakowem z salą konferencyjną jest przygotowany na przyjęcie znacznej liczby osób. W obiekcie znajduje się 178 dwuosobowych pokoi wyposażonych we wszelkie udogodnienia, między innymi komfortowe łazienki z zestawem kosmetyków, łóżka z materacami renomowanej marki Serta, zestawy do parzenia kawy i herbaty oraz kapcie i szlafroki. Wśród dostępnych wariantów znajdują się standardowe pokoje o powierzchni 24 m2 i 29 m2 oraz przestronne apartamenty z aneksem kuchennym, będące idealnym wyborem dla osób planujących dłuższy pobyt w Krakowie.

Różnice kulturowe pod kontrolą

W kontekście organizacji międzynarodowych wydarzeń szczególnie ważne jest uwzględnienie różnorodności kulturowej. Na co zwrócić szczególną uwagę? Oto aspekty, których nie można pominąć:

• organizator i osoby odpowiedzialne za koordynację wydarzenia powinny rzetelnie przygotować się do swojej roli. W niektórych kulturach spotkania zawodowe przebiegają w ściśle określonym porządku i wymagają przestrzegania protokołu. Z kolei przedstawiciele innych krajów mogą oczekiwać swobodniejszej atmosfery;
  
  
• każdy uczestnik wydarzenia powinien mieć dostęp do agendy w języku angielskim i, jeśli to możliwe, również w swoim języku ojczystym. Dodatkowo warto przygotować folder z najważniejszymi informacjami dotyczącymi wydarzenia, lokalnych atrakcji, istotnych numerów telefonu i adresów;

• układając plan wykładów, prelekcji i paneli, weź pod uwagę różnice wynikające z odmiennych stref czasowych. Daj gościom czas na dostosowanie się do nowych warunków. Ponadto zadbaj o odpowiednią dynamikę konferencji. Wykłady odbywające się jeden po drugim mogą okazać się zbyt męczące i monotematyczne. Wpleć w harmonogram różnorodne elementy, na przykład warsztaty i dyskusje. Nie zapomnij o przerwach na regenerację i networking;

• respektuj różnice kulturowe na każdej płaszczyźnie, również kulinarnej. Osoby odpowiedzialne za menu konferencyjne powinny uwzględnić preferencje dietetyczne uczestników. W bufecie nie może zabraknąć posiłków, przekąsek i napojów wegańskich, bezglutenowych czy halal. Dobrym pomysłem jest wydzielenie osobnych stref tematycznych.

Wsparcie techniczne

Prowadzenie wykładów i prelekcji dla osób posługujących się różnymi językami jest nie lada wyzwaniem. Zadaniem organizatora jest zadbanie o efektywną komunikację i jakość wystąpień. Jak to zrobić? Przede wszystkim należy wyposażyć sale w kabiny do tłumaczeń symultanicznych i zestawy słuchawkowe dla uczestników. Dzięki nim eksperci będą mogli swobodnie posługiwać się rodzimym językiem, a goście z różnych części świata będą śledzić treść w czasie rzeczywistym.

Zespół techniczny Hilton Balice pozostaje do dyspozycji organizatorów i uczestników przez cały czas trwania wydarzenia. Pomagamy w obsłudze sprzętu audiowizualnego, systemów nagłośnienia, oświetlenia oraz platform do wideokonferencji. Kompleksowe wsparcie zwiększa szanse na to, że każde wystąpienie przebiegnie bez zakłóceń.

Wydarzenia towarzyszące

Konferencja biznesowa odbywająca się w Polsce stwarza doskonałą sposobność do promocji kraju. Może w harmonogramie imprezy warto uwzględnić dodatkowe atrakcje, na przykład wieczorne aktywności, wycieczki po mieście albo kolację, na której będą serwowane lokalne dania? Nasze sale biznesowe Kraków-Balice od centrum Krakowa dzieli jedynie kilkunastominutowa trasa kolejką. Warto wykorzystać ten atut!

Częścią kompleksu hotelowo-konferencyjnego Hilton Garden Inn Kraków Airport jest restauracja L’atmosphère – wyjątkowe miejsce, w którym są serwowane dania przygotowywane przez kreatywnego szefa kuchni, który w mistrzowski sposób miesza ze sobą elementy kuchni nowoczesnej i tradycyjnej. Elegancka, gustownie urządzona przestrzeń pozostaje do dyspozycji organizatorów wydarzenia.

Nowoczesne Centrum Konferencyjne Kraków Airport – pomoc doświadczonych osób z Hilton Balice Team

Logistyka, zakwaterowanie, strona techniczna i oprawa wizualna wydarzenia, program, dodatkowe atrakcje, menu… Przedstawiciele firm i organizacji przygotowujących międzynarodową konferencję muszą czuwać nad ogromem aspektów, które wpływają na przebieg i odbiór wydarzenia. Wynajmując nasze sale konferencyjne przy lotnisku Kraków-Balice, zyskujesz wsparcie na każdym etapie współpracy, począwszy od rezerwacji sal konferencyjnych i miejsc noclegowych przez dostosowanie układu przestrzeni po obsługę techniczną w trakcie konferencji. Hilton Balice Team, zespół złożony ze specjalistów z pasją wykonujących powierzone im zadania, zadba o to, aby wszystkie aspekty organizacyjne były dopięte na ostatni guzik. Nie działamy schematycznie – każda impreza jest przygotowywana do określonych wytycznych wskazanych przez organizatora.

Najlepsze hotele konferencyjne – Kraków jako centrum wydarzeń ze świata biznesu

Jesteś zainteresowany organizacją eventów w Krakowie i szukasz wyjątkowego obiektu, który sprosta oczekiwaniom zagranicznych gości? Trafiłeś we właściwe miejsce. Zachęcamy do kontaktu z naszymi przedstawicielami. Zadzwoń i umów się na spotkanie – chętnie zaprezentujemy szczegółowe warunki współpracy.