Niedopracowana agenda, niedoszacowany koszt wynajmu sprzętu, luki w umowie. Błędy w organizacji konferencji i innego wydarzenia branżowego mogą narazić Cię nie tylko na straty wizerunkowe, ale także finansowe. Jako doświadczony organizator eventów w Krakowie stworzyliśmy listę powszechnych potknięć, przez które wpływy z eventu mogą skurczyć się o kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt procent. Jakich pułapek się wystrzegać? Co organizatorom konferencji o zasięgu ogólnopolskim i międzynarodowych oferuje nowoczesne centrum konferencyjne Kraków-Balice? Sprawdź!
Listę najpowszechniejszych błędów otwiera brak szczegółowego planowania budżetu. Oparcie kalkulacji na ogólnych założeniach prowadzi do niekontrolowanego wzrostu kosztów. Aby uniknąć niespodzianek, poświęć czas na stworzenie szczegółowego kosztorysu uwzględniającego wszystkie wydatki – wynajem sali, catering, noclegi, transport, materiały POS, oprawę wizualną, promocję wydarzenia. Pamiętaj o tym, że w kosztorysie powinny znaleźć się również mniej oczywiste wydatki, takie jak opieka medyczna na miejscu wydarzenia, ubezpieczenia dla uczestników, gadżety konferencyjne i pakiety powitalne, parking dla gości czy opłaty licencyjne za muzykę. Nie wydawaj wszystkich środków – zostaw rezerwę budżetową (10–20%) na nieprzewidziane koszty.
Wybór nierzetelnego partnera może nadszarpnąć budżet przeznaczony na event. Klienci biznesowi nawiązujący współpracę z naszym nowoczesnym centrum konferencyjnym Kraków-Balice otrzymują jasne warunki elastycznie dopasowane do ich potrzeb.
Jednym z częstszych błędów popełnianych przez niedoświadczonych organizatorów jest niewłaściwe ustalenie ceny wejściówki. Uczestnictwo w biletowanym wydarzeniu buduje atmosferę prestiżu i ekskluzywności, jednak tylko wtedy, gdy opłata jest uzasadniona realną wartością, jaką otrzymuje uczestnik.
Chcesz „ratować” sytuację, drastycznie tnąc ceny wejściówki na kilka dni przed startem eventu? Nie tędy droga – obniżki na poziomie 50–70% mogą wywołać wrażenie, że początkowa cena była sztucznie zawyżona. Aby uniknąć takiej sytuacji, warto od początku skrupulatnie zaplanować zakres świadczeń i skonsultować model cenowy z partnerami biznesowymi lub doradcami doświadczonymi w event marketingu.
Planujesz event, który przyciągnie gości nie tylko z Polski, ale także z zagranicy? Wybór obiektu położonego z dala od głównych węzłów komunikacyjnych może negatywnie wpłynąć na frekwencję. Wydłużony czas dojazdu, konieczność organizacji dodatkowego transportu czy problematyczny powrót do hotelu po wieczornym bankiecie to tylko niektóre z problemów, które mogą wpłynąć na ogólne doświadczenie uczestników konferencji. Ponadto zapewnienie prelegentom transportu często spoczywa na barkach organizatora, co wiąże się z kolejnymi wyzwaniami organizacyjnymi oraz wzrostem kosztów.
Wybierając nasz hotel blisko lotniska Balice, skutecznie eliminujesz ten problem. Obiekt połączony kładką z terminalem pasażerskim jest łatwo dostępny dla gości podróżujących samolotem, koleją i samochodem. Pokonanie drogi między hotelową recepcją a terminalem zajmuje zaledwie 2 minuty, co daje prelegentom, zaproszonym gościom i osobom zasiadającym na widowni nieoceniony komfort.
Brak odpowiedniego zaplecza technologicznego może mocno zaważyć na jakości wydarzenia. Problemy z nagłośnieniem, niesprawny projektor, brak łącza internetowego o wysokiej przepustowości czy niewydolny system rejestracji online to potknięcia, które mogą skutecznie zniechęcić uczestników i obniżyć ocenę wydarzenia w oczach sponsorów oraz partnerów biznesowych.
Centrum konferencyjne działające przy Hilton Garden Inn Kraków Airport dysponuje nowoczesnym sprzętem multimedialnym. W 10 atrakcyjnych salach znajdują się między innymi:
szybkie WiFi,
flipboardy do udostępniania notatek i innych materiałów,
multimedialna mównica z wejściem USB,
projektory z funkcją Click Share,
soundbary wideo z funkcją Speaker Recognizer i kamerą 4K,
doskonały system nagłośnienia konferencyjnego,
ambientowe oświetlenie pozwalające tworzyć wyjątkową atmosferę we wnętrzach.
Przygotowanie konferencji to złożony projekt wymagający współpracy wielu specjalistów. Brak koordynacji, dublowanie obowiązków, brak osoby odpowiedzialnej za kontakt z dostawcami czy spóźnione reakcje na nieprzewidziane sytuacje. Niedociągnięcia na tym polu prowadzą do chaosu, a w konsekwencji do niezadowolenia uczestników i strat finansowych.
Podczas planowania wydarzenia warto stworzyć szczegółowy harmonogram działań i przypisać zadania do konkretnych osób. Klienci nowoczesnego centrum konferencyjnego Kraków mogą nawiązać współpracę z doświadczonym event plannerem – specjalistą koordynującym całe przedsięwzięcie. Opieka specjalisty da Ci pewność, że każdy aspekt wydarzenia jest dopięty na ostatni guzik.
Mimo zaproszenia prelegentów będących uznanymi autorytetami w swojej dziedzinie nie sprzedałeś nawet połowy wejściówek? Nawet znane nazwiska pojawiające się w agendzie, doskonałe miejsce, przemyślana data i multum atrakcji dla gości nie zagwarantują sukcesu, jeśli nie zadbasz o podstawy – promocję. Efektem poważnego zaniedbania może być mała frekwencja, brak zainteresowania ze strony mediów i trudności w uzyskaniu zwrotu z inwestycji.
Aby temu zapobiec, warto opracować kompleksową strategię promocyjną z odpowiednim wyprzedzeniem. Zadbaj o reklamę wydarzenia w branżowych mediach, wykorzystaj potencjał newsletterów, stwórz profesjonalną stronę internetową konferencji, a także rozważ kampanie reklamowe w Google i na LinkedIn.
Zamknięcie konferencji nie powinno oznaczać końca pracy. Kiedy światła zgasną i emocje opadną, należy przejść do kolejnego zadania – analizy zysków i strat. Dobrze przeprowadzony feedback to podstawa sukcesu przyszłych edycji. Aby zebrać informacje niezbędne do oceny budżetu, zadowolenia gości i jakości całego przedsięwzięcia, stwórz ankiety dla uczestników (elektroniczne lub papierowe), przeprowadź wnikliwą analizę kosztów i przychodów, porozmawiaj z zespołem i partnerami, a także przygotuj raport końcowy dla sponsorów.
Szukasz miejsca, które zapewni Ci pełne wsparcie w przygotowaniu profesjonalnej konferencji bez stresu i ukrytych kosztów? Organizacja eventów (Kraków) to nasza specjalność. Wybierając nasze sale konferencyjne, zyskujesz zaufanego partnera pracującego na Twój sukces. Nasz hotel Kraków sala konferencyjna to nie tylko nowoczesna strefa biznesowa, ale także komfortowe warunki do odpoczynku po intensywnym dniu, wyśmienita kuchnia i atmosfera sprzyjająca nawiązywaniu relacji biznesowych. Skontaktuj się z nami i poznaj warunki współpracy!
Skontaktuj się
